Как юридическому лицу заключить договор со СДЭК

Чтобы юридическому лицу заключить договор со СДЭК, нужно передать реквизиты организации, согласовать условия доставки и оформить документы с уполномоченным подписантом. После подключения компания сможет работать по своему номеру договора и получать документы по оказанным услугам.

Разберём, что подготовить ООО, АО или другой российской организации, какие вопросы решить с менеджером и бухгалтерией и что проверить до первой отправки.

Какие документы нужны юридическому лицу для договора со СДЭК

Подготовьте актуальную карточку организации и сведения о человеке, который будет подписывать договор. Это позволит собрать данные в одном месте и не переносить реквизиты из старых счетов и переписки.

Карточка организации – удобный способ передать сведения, но она не заменяет документы о полномочиях подписанта. При этом весь перечисленный пакет не требуется прикладывать к первоначальной заявке на сайте.

Название, адрес и сведения о руководителе можно сверить с ЕГРЮЛ. Электронная выписка доступна бесплатно в сервисе ФНС; она формируется в PDF и подписывается квалифицированной электронной подписью налогового органа.

Как подать заявку и согласовать условия

Начните с заявки на cdek-profi.ru. После этого подготовьте короткое описание работы компании. Для расчёта полезнее несколько реальных примеров отправлений, чем один общий вопрос о скидке для бизнеса.

Сообщите менеджеру следующие данные.

1. Что отправляете. Документы, образцы продукции, товары покупателям или грузы между подразделениями. Для вложений с особыми требованиями сразу обсудите допустимость перевозки и упаковку.
2. Откуда и куда. Города отправления, адреса складов, основные направления, получение в ПВЗ или у двери. Укажите, нужен ли забор курьером.
3. Какие посылки и объёмы. Примерное количество отправлений, вес и размеры после упаковки. Если истории ещё нет, обозначьте план.
4. Как будут проходить расчёты. Кто оплачивает доставку, нужен ли приём денег за товар от получателя, какие требования есть у бухгалтерии к документам и ЭДО.

Согласуйте предложение на характерных для компании маршрутах. Проверьте, какие услуги включены в расчёт, а какие оплачиваются отдельно. Условия сотрудничества можно обсудить через страницу договора СДЭК для юридических лиц.

Что проверить в договоре перед подписанием

Запросите проект договора и документы, на которые он ссылается: регламент, тарифы, приложения и согласованные индивидуальные условия. Название тарифа и размер скидки не описывают все будущие расходы.

Оплата по счёту и постоплата – разные вещи

Счёт может выставляться как для аванса, так и после оказания услуг. Само выражение «оплата по счёту» не означает, что компании предоставили отсрочку. Зафиксируйте, когда нужно внести деньги, за какой период ведутся расчёты и какие ограничения действуют при задолженности.

Акт, универсальный передаточный документ (УПД) и реестр отправлений относятся к документообороту. Их состав и порядок предоставления нужно согласовать отдельно от способа оплаты. Не откладывайте этот вопрос до первого закрытия месяца.

Приём денег за товар требует отдельного согласования

Если получатель будет оплачивать товар при вручении, обсудите подключение этой услуги, комиссию, сроки перечисления средств на счёт организации, реестры и порядок расчётов при возврате. Плата за перевозку и деньги, которые перевозчик принимает за ваш товар, должны быть понятны бухгалтерии как отдельные операции.

Кто может подписать договор и как использовать ЭДО

Руководитель или представитель организации

Заранее сообщите, кто будет подписантом и на каком основании он действует. Если документы оформляет руководитель, сверьте его данные с актуальными сведениями организации. Если представитель – проверьте полномочия по доверенности.

Доверенность на получение посылок сама по себе не подтверждает право заключать договоры. Проверьте именно перечень разрешённых действий, срок и данные доверенного лица. Контактный сотрудник, который заполняет заявку или общается с менеджером, не обязательно должен быть подписантом.

Подписание через электронный документооборот

Если согласован обмен через ЭДО, уточните оператора, реквизиты контрагента для подключения и порядок отправки приглашения. Договоритесь, какие документы будут проходить через эту систему: сам договор, приложения, документы по услугам или весь согласованный комплект.

При подписании от имени организации представителем с использованием его квалифицированной электронной подписи нужны подтверждённые полномочия, в том числе машиночитаемая доверенность – МЧД. Проверьте, что она действует и позволяет подписать нужный документ. Электронную подпись руководителя передавать сотруднику не следует.

После подписания проверьте результат в системе ЭДО и сохраните документы с подписями. Отправленная по почте скан-копия и документ, подписанный через ЭДО, обрабатываются по разным процедурам. Если используется бумажный договор или обмен сканами, заранее согласуйте порядок обмена и необходимость передачи оригиналов.

Сколько стоит оформление и когда можно начать отправлять

Базовое подключение через cdek-profi.ru бесплатное: абонентская плата и обязательный минимальный объём отправлений не предусмотрены. Поэтому обсуждать договор можно и для компании с редкими отправками. Доставку и дополнительные услуги оплачивают по согласованным условиям.

До подписания отдельно подтвердите необходимость первоначального аванса и условия выбранных сервисов. Аванс за будущие отправления не следует путать с платой за оформление договора. Если заказываете дополнительные работы или услуги, уточните их стоимость отдельно.

Срок подключения зависит от проверки реквизитов, согласования условий и подписания документов. Если первая отправка нужна к определённой дате, сообщите об этом при обращении и запросите подтверждение готовности договора к работе. Время обратного звонка по заявке и срок активации отправок – разные этапы.

Что получить после подписания договора

До первой отправки убедитесь, что организационные вопросы закрыты.

1. У компании есть оформленный договор и его номер. Сохраните документы в месте, доступном ответственным сотрудникам.
2. Подтверждена готовность работать по договору. Проверьте доступ в кабинет и сведения о нужной организации. Наличие заполненной заявки ещё не означает завершённое подключение.
3. Понятны оплата и документооборот. Бухгалтерия знает сроки расчётов, где получать документы и кому сообщать о расхождениях.
4. Назначен ответственный за отправки. Он знает контакт менеджера, согласованные услуги и порядок действий при ошибке.

Дальнейшая работа разобрана отдельно: вход в личный кабинет, баланс и документы и первая отправка по номеру договора.

Вопросы о заключении договора со СДЭК

Где посмотреть образец договора?

На сайте опубликованы условия договора на оказание услуг. Для оформления запросите у менеджера актуальный проект с реквизитами вашей организации и применимыми приложениями. Публичный текст для ознакомления не заменяет проверку комплекта, который вам предлагают подписать.

Нужно ли приезжать в офис для подписания?

Если согласовано подписание через ЭДО, документы можно оформить дистанционно. При другом способе заранее уточните, как передать подписанный экземпляр и потребуется ли обмен бумажными оригиналами.

У организации уже есть договор, но нет доступа в кабинет. Нужен новый?

Сначала обратитесь к менеджеру по действующему договору с ИНН организации и номером договора, если он известен. Нужно проверить состояние договора и восстановить доступ. Само отсутствие логина не является причиной оформлять ещё один договор.

Этот порядок подходит для ИП и самозанятых?

ИП и самозанятые не относятся к юридическим лицам. Для них отличаются сведения и документы при оформлении. Их порядок разобран в статье о договоре со СДЭК для ИП и самозанятых.