Отправка посылки по номеру договора: что делать после заключения договора

 

После заключения договора со СДЭК у бизнеса появляется рабочий инструмент для регулярных отправок. Вам присваивают номер договора СДЭК, открывают доступ в личный кабинет СДЭК, а отправления можно оформлять онлайн – без разовой оплаты каждой посылки на месте.

 

Это удобно для интернет-магазинов, ИП, самозанятых, продавцов в соцсетях и компаний, которые отправляют товары регулярно. Но после подключения часто возникает практический вопрос: что делать дальше и как фактически отправить первую посылку?

 

Разберём, как работает отправка посылки по номеру договора, где использовать номер договора, как создать накладную, передать заказ в СДЭК и отследить доставку.

 

Что даёт номер договора СДЭК

 

Номер договора СДЭК – это идентификатор вашего бизнеса в системе. По нему СДЭК понимает, что отправление оформляется по условиям договора.

 

Номер договора нужен для:

 

• учёта отправок;
• контроля истории доставок;
• работы с оплатой по договору;
• применения условий сотрудничества;
• оформления отправлений по договору;
• формирования актов, счетов и реестров;
• обращения к менеджеру или поддержке;
• входа или идентификации в личном кабинете.

 

В некоторых случаях логином для кабинета может быть не сам номер договора, а email или телефон, указанный при подключении. Но номер договора всё равно остаётся основным идентификатором клиента.

 

Что сделать сразу после заключения договора

 

После подписания договора не нужно сразу бежать в пункт выдачи с коробкой. Лучше сначала проверить доступы и настройки.

 

Сделайте 5 шагов:

 

1. Получите номер договора и данные для входа.
2. Выполните СДЭК вход по договору или через указанный email.
3. Проверьте данные компании, реквизиты и контакты.
4. Посмотрите доступные тарифы и способы доставки.
5. Создайте тестовую накладную или оформите первую реальную отправку.

 

Если вы работаете от имени интернет-магазина, сразу проверьте, кто из сотрудников будет иметь доступ к кабинету. Лучше не держать всю логистику на одном человеке: отпуск менеджера не должен превращаться в национальный день ручного хаоса.

 

Как войти в личный кабинет СДЭК по договору

 

Чтобы начать отправлять посылки, нужен СДЭК личный кабинет для бизнеса. Обычно доступ выдаётся после заключения договора.

 

В кабинете можно:

 

• выбрать тариф;
• вызвать курьера;
• создать накладную;
• отслеживать статусы;
• работать с документами;
• оформить отправление СДЭК;
• рассчитать стоимость доставки;
• смотреть историю отправлений;
• контролировать оплату по договору;
• оформлять возвраты и дополнительные услуги.

 

Если вход не получается, проверьте:

 

• активирован ли доступ;
• правильно ли указан логин;
• не используется ли другой email;
• нет ли ошибки в номере договора;
• пришло ли письмо с настройкой пароля;
• подключён ли ваш договор к онлайн-кабинету.

 

Если доступы не пришли, лучше сразу обратиться к менеджеру или в поддержку. Без кабинета отправлять по договору будет неудобно: вы потеряете главный плюс системы – контроль и оформление онлайн.

 

Как отправить посылку по договору СДЭК

 

СДЭК отправка по договору строится по простой схеме: вы создаёте электронную накладную, готовите посылку и передаёте её в СДЭК.

 

Шаг 1. Создайте новое отправление

 

Войдите в личный кабинет СДЭК и выберите создание нового отправления. Система предложит заполнить данные по заказу.

 

Обычно нужно указать:

 

• город отправления;
• город получения;
• способ доставки;
• данные отправителя;
• данные получателя;
• вес;
• габариты;
• объявленную стоимость;
• дополнительные услуги;
• способ оплаты;
• комментарии к отправлению.

 

Не заполняйте данные «примерно» и «на глаз». Ошибка в телефоне, адресе или ПВЗ может привести к задержке, переносу доставки или возврату.

 

Шаг 2. Выберите способ доставки

 

Для бизнеса обычно доступны разные сценарии:

 

• забор курьером;
• доставка до двери;
• доставка до ПВЗ СДЭК;
• возвратное отправление;
• отправка из офиса СДЭК;
• доставка между городами;
• доставка для интернет-магазина.

 

Если клиенту удобно забрать заказ самостоятельно, можно выбрать пункт выдачи СДЭК. Это часто дешевле и стабильнее, чем доставка до двери. Если товар дорогой, срочный или клиенту важен сервис, можно выбрать курьерскую доставку.

 

Для интернет-магазина лучше давать покупателю выбор ещё на сайте: ПВЗ, курьер, срок и стоимость. Тогда менеджер не будет каждый раз вручную уточнять, куда отправлять заказ.

 

Шаг 3. Укажите вес, габариты и объявленную стоимость

 

Конечно, стоимость доставки зависит от города и тарифа. Но важны также вес, габариты и объёмный вес. Если указать параметры неправильно, итоговая стоимость может измениться после приёмки.

 

Проверьте:

 

• тип упаковки;
• фактический вес;
• хрупкость товара;
• необходимость обрешётки;
• длину, ширину и высоту коробки;
• объявленную стоимость вложения.

 

Объявленная стоимость нужна для расчёта ответственности и возможной компенсации при проблемах с отправлением. Для дорогих товаров лучше не ставить её «для красоты» и не занижать без расчёта.

 

Шаг 4. Добавьте дополнительные услуги

 

При оформлении можно выбрать дополнительные опции. Они зависят от типа отправления и условий договора.

 

Чаще всего бизнесу полезны:

 

• упаковка;
• примерка;
• обрешётка;
• страхование;
• частичный выкуп;
• осмотр вложения;
• курьерский забор;
• возврат документов;
• СДЭК наложенный платеж.

 

Если вы продаёте товары через интернет-магазин, наложенный платёж может повысить доверие клиента: покупатель оплачивает заказ при получении. Но эту услугу нужно считать отдельно – она влияет на экономику заказа и связана с риском отказа от выкупа.

 

Шаг 5. Проверьте данные и создайте накладную

 

Перед созданием накладной проверьте всё ещё раз:

• ФИО или название получателя;
• телефон;
• город;
• адрес или ПВЗ;
• тариф;
• вес и габариты;
• объявленную стоимость;
• дополнительные услуги;
• комментарии;
• способ оплаты.

 

После подтверждения система создаст номер накладной СДЭК. По нему можно отслеживать отправление.

 

Шаг 6. Распечатайте этикетку или сохраните номер накладной

 

После оформления отправления появляется этикетка со штрих-кодом. Её лучше распечатать и закрепить на посылке.

 

Если принтера нет, сохраните номер накладной СДЭК и уточните в пункте приёма, смогут ли сотрудники помочь с печатью. Но для регулярных отправок лучше всё-таки организовать печать этикеток у себя. Это быстрее, аккуратнее и снижает риск путаницы.

 

Этикетку нужно размещать так, чтобы штрих-код легко считывался. Не стоит клеить её на сгиб коробки, под скотч с бликами или поверх неровной поверхности.

 

Шаг 7. Передайте посылку в СДЭК

 

Есть два основных способа передать отправление.

 

Вариант 1. Отнести в пункт приёма

 

Вы можете самостоятельно отнести посылку в ближайший офис или ПВЗ СДЭК, который принимает отправления. При передаче сообщите, что отправление оформлено по договору.

 

Оплата на месте обычно не требуется, если отправление создано в рамках договора и условия оплаты настроены корректно.

 

Вариант 2. Вызвать курьера

 

Если отправлений много или неудобно возить их самостоятельно, используйте СДЭК вызов курьера через личный кабинет. Курьер приедет по указанному адресу и заберёт посылки.

 

Это удобно для интернет-магазинов, которые отгружают заказы ежедневно или несколько раз в неделю. Главное – заранее подготовить отправления, чтобы курьер не ждал.

 

Как оплачивается доставка по договору

 

СДЭК оплата по договору отличается от разовой отправки. Обычно бизнес не оплачивает каждую посылку отдельно в офисе. Расходы учитываются по договору и закрываются по согласованной схеме.

 

Возможны разные варианты:

 

• постоплата;
• акты и реестры;
• оплата по счёту;
• расчёты за период;
• списание с баланса;
• закрывающие документы.

 

Конкретные условия зависят от договора. Поэтому после подключения важно уточнить:

 

• есть ли отсрочка;
• где смотреть акты;
• когда выставляются счета;
• как именно списывается оплата;
• что будет при просрочке оплаты;
• как контролировать задолженность.

 

Для бизнеса плюс в том, что расходы на доставку становятся прозрачнее. Можно смотреть историю, анализировать суммы, сравнивать месяцы и понимать, сколько реально стоит логистика.

 

Где отслеживать отправление

 

После создания накладной можно отследить посылку СДЭК несколькими способами:

 

• через API;
• в личном кабинете;
• через уведомления;
• по номеру накладной;
• через интеграцию с сайтом или CRM.

 

В личном кабинете обычно видны основные статусы: принято, в пути, прибыло в город, поступило в пункт выдачи, передано курьеру, вручено, возвращается и другие.

 

Если у вас интернет-магазин, полезно автоматически передавать трек-номер клиенту. Это снижает количество обращений в поддержку. Покупатель сам видит, где заказ, а менеджер не превращается в живую справочную по трек-номерам.

 

Как отправлять быстрее, если заказов много

 

Когда отправлений становится больше, ручное оформление начинает мешать. В этом случае стоит использовать шаблоны, адресную книгу и автоматизацию.

 

Что помогает:

 

• использовать CDEK API;
• загружать заказы списком;
• подключить модуль для CMS;
• сохранять постоянных получателей;
• использовать шаблоны отправлений;
• настроить интеграцию СДЭК с сайтом;
• автоматически передавать статусы в CRM;
• формировать документы и реестры без ручной сверки.

 

Для интернет-магазина интеграция особенно полезна: клиент выбирает доставку на сайте, система рассчитывает стоимость, создаёт заказ, передаёт данные в СДЭК, а после отправки возвращает статус.

 

Это снижает количество ошибок в адресах, телефонах, ПВЗ и габаритах. А значит – меньше задержек, возвратов и ручной работы.

 

Частые ошибки при отправке по договору

 

Неверный телефон получателя. Клиент может не получить уведомление, а курьер не сможет связаться с получателем.

 

Ошибка в ПВЗ или адресе. Покупатель хотел один пункт выдачи, а заказ уехал в другой район. Формально посылка доставлена, фактически клиент недоволен.

 

Неправильные габариты. Если указать размеры меньше фактических, стоимость может измениться после приёмки. Для бизнеса это ломает расчёт маржи.

 

Не выбран наложенный платёж. Если клиент должен оплатить заказ при получении, но услуга не подключена в накладной, возникнет проблема с оплатой.

 

Нет этикетки или плохо читается штрих-код. Это может замедлить приёмку и обработку отправления.

 

Не проверены условия оплаты. Если есть задолженность или не настроен способ оплаты, отправка может пройти не так, как ожидалось.

 

Чек-лист первой отправки по договору

 

Перед передачей посылки проверьте:

 

• создана накладная;
• распечатана этикетка;
• проверены вес и габариты;
• номер накладной сохранён;
• выбран правильный договор;
• коробка упакована надёжно;
• клиенту передан трек-номер;
• добавлены дополнительные услуги;
• есть доступ в личный кабинет СДЭК;
• указаны корректные данные получателя;
• выбран нужный ПВЗ или адрес доставки;
• настроен СДЭК наложенный платеж, если нужен;
• понятно, как будет проходить оплата по договору.

 

Подведём итог: отправка по договору СДЭК нужна для того, чтобы бизнес не оформлял каждую посылку как разовую. После заключения договора вы получаете номер договора, доступ в личный кабинет СДЭК, возможность создавать накладные, выбирать тарифы, передавать посылки в ПВЗ или курьеру, отслеживать статусы и работать с документами.

 

Частые вопросы

 

Можно ли отправить посылку только по номеру договора без личного кабинета?

 

В некоторых случаях сотрудники могут найти данные договора при оформлении, но для регулярных отправок лучше создавать накладную заранее в личном кабинете. Так меньше ошибок и быстрее приёмка.

 

Где взять номер договора СДЭК?

 

Номер договора указывается в документах после подключения. Также его можно уточнить у менеджера или в личном кабинете, если доступ уже активирован.

 

Нужно ли платить за посылку в пункте приёма?

 

Если отправление оформлено по договору и условия оплаты настроены правильно, обычно оплата на месте не требуется. Расчёты идут по договору: через баланс, счёт, постоплату или другую согласованную схему.

 

Как понять, что посылка оформлена по договору?

 

Проверьте в личном кабинете, что отправление создано в нужном аккаунте и привязано к вашему договору. Также при передаче в пункте приёма можно сообщить, что отправление договорное.

 

Можно ли отправлять по договору заказы интернет-магазина?

 

Да. Для интернет-магазинов договор особенно удобен: можно оформлять регулярные отправления, работать с ПВЗ, наложенным платежом, статусами, документами и интеграцией с сайтом.

 

Что делать, если нет принтера для этикетки?

 

Сохраните номер накладной и уточните возможность печати в офисе СДЭК. Но при регулярных отправках лучше печатать этикетки самостоятельно – это быстрее и надёжнее.